Все материалы

Как увеличить свой КПД

Устав от хронической нехватки времени многие пытаются спланировать свою жизнедеятельность, применяя тайм-менеджмент. И, начав такое планирование, Вы понимаете, что на «разработку» оптимального рабочего процесса уходит гораздо больше времени, чем на сам рабочий процесс.

Не тратьте время зря!

402161398

Начните с расстановки приоритетов. Причем, если в мыслях царит хаос и всё кажется важным и первостепенным, разделите свои дела, задачи и цели на 4 группы.

Первая – то, что важно и нужно сделать срочно. Сюда нужно отнести проекты или задачи, которые находятся в процессе деятельности. То есть  то, что уже запущено, и отменить это никак нельзя.

Вторая – то, что важно, но не срочно. Это, например, поиск новых партнеров и установка с ними прочных отношений, обучение, отношения и так далее. Это достаточно важная группа в жизни каждого человека, поскольку это – вклад в ваше будущее.

Третья – не очень важно, но срочно. То есть то, что уже запланировано и связано не только с Вами и Вашей деятельностью. Это встречи, различные переговоры и мероприятия, запланированные тренинги и тому подобное.

Четвертая – то, что не очень важно и совсем не срочно. К этой группе относится корреспонденция (здесь не имеется в виду срочная переписка с партнерами), звонки и посещения «бестолковых» мероприятий.

Этот этап самый сложный, поскольку зачастую тяжело расставить приоритеты и «выкинуть» какие-то дела из важных – срочных.

НО! Если отнесете к этой группе большинство своих дел, имейте в виду, что аврал вам обеспечен.

Поэтому хорошо подумайте над тем, что  в какую группу отнести. Когда распределение все же прошло, проанализируйте две последние группы и честно ответьте себе на вопросы: «Если это важно, то для кого?» и «Стоит ли уделять время делам, не имеющим результата конкретно для  Вас?»

Теперь несколько правил оптимизации.

1.     Баланс работы и отдыха.

Запомните, главное правильно расставлять приоритеты. И не важно, идет речь о походе в спортзал, на прогулку с ребенком или составлении бизнес плана. Нужно построить свой  день так, чтобы оптимально сочетать работу и отдых. Иначе постоянный дефицит сил выльется Вам впоследствии боком.

Вот простой пример. Поработав пару-тройку часов над составлением бизнес плана, сделайте перерыв на обед, сходите в спорт зал, магазин, даже просто попейте чай. Главное – сменить вид деятельности, чтобы дать организму отдохнуть.

2.     «Утрамбовка» времени или лови момент.

Не хватает свободного времени? Ошибаетесь.

Мелкие дела, такие как звонки и корреспонденция, например, объедините в группы, чтобы делать их сразу за определенный период времени, а не переключаться с одного дела на другое.

Приходится часто ездить в командировки? Вообще отлично! Время в пути  только Ваше. Его Вы можете потратить как раз на то, что всегда откладывается на потом. А можно просто выспаться.

Или еще пример: ловите моменты или как их еще называют «кайросы». В спортзале, например, во  время бега на дорожке, можете слушать различные тренинги или уроки английского.

3.     Особенности биоритмов.

При построении плана на день всегда учитывайте Ваши  естественные биоритмы. Если вы жаворонок, самые важные дела сделайте утром, на после обеда оставьте встречи, на вечер – дела, не требующие особой мозговой активности. Сил потратите много, а результата получите ноль или того хуже.

4.    Современные средства связи.

Долго добираетесь на работу и стоите в пробках?

Используйте современные средства коммуникации, чтобы сэкономить время.

Имеете партнеров в разных городах – используйте скайп для переговоров, читайте почту в айфоне, там же и ответить можно, так сказать «одной рукой».

 

5.     Скажите «нет» хронофагам.

Заняты серьезным делом и вошли в ритм?  Научитесь отсеивать всё остальное на этот промежуток времени. Скажите твердое «нет» всем «пожирателям времени» — хронофагам.  Так и основные вопросы продуктивнее решаться будут и суть дела не придется постоянно «ловить».