Все материалы

Сложно ли автоматизировать свой магазин? К чему надо быть готовым?

Автор — Елена Норман

Специально для BizMotiv

Сейчас я хочу рассказать о сложностях, с которыми  придется столкнуться хозяину магазина, любого направления, от одежды до продажи запасных частей к автомобилям, аптеки, желающему автоматизировать учет товара. И главное – как правильно подготовиться к автоматизации магазина.

Ну, во-первых, реорганизация потребует времени и вложения денег, возможно, — жесткости и настойчивости хозяина. Здесь я хочу изложить опыт автоматизации магазинов, который поможет предпринимателям правильно подойти к этому вопросу.

Реорганизация требует времени

Покупка торгового оборудования, установка видео-наблюдения или программы учета – все эти изменения требуют времени на «отладку» под ваш бизнес. Каждый бизнес имеет свои особенности. Адаптация программного обеспечения и бизнес-процессов проходит индивидуально под каждого клиента. В моей практике были магазины по продаже одежды, обуви, запасных частей и масел к автомобилям, аптек, косметики и других видов продаж.

Если в продаже одежды учитывается сезонность, то в аптеке учитывается серия и срок годности, а в магазине запасных частей и сопутствующих товаров- марка автомобиля и технические параметры.

Что делать. Всегда надо четко  формулировать схему работы вашего магазина и бизнес-процессов. Куда поступает товар? Как, где и кто его принимает, оценивает, маркирует? Как вы планируете вести учет своих расходов? Будете ли вы все делать сами или наймете бухгалтера (товароведа, менеджера)? Как вы хотите анализировать остатки своего склада – весь товар или по отделам?

Вся эта информация очень важна  на первом этапе обследования. Именно она дает правильное направление в рекомендации оптимального решения и позволяет настроить программу под ваши особенности. Это надо для того, чтобы вы намного быстрее и качественнее могли перейти на новый качественный уровень контроля и учета. Если все прописано и продуманно, внедрение программы в магазине занимает 1 день, без остановки торговли. Обучение и настройка происходят в режиме реальной работы магазина – так персонал быстрее втягивается в работу. Подготавливаются инструкции для работы кассиров, продавцов, работников склада и менеджеров

Когда же запускать процесс автоматизации магазина?

У нас очень много клиентов по продаже одежды и обуви. А это сезонные продажи. И актуально, чтобы новое сезонное поступление коллекции появилось в продаже вовремя. Клиенты ждут новинок и готовы потратить деньги. Это ваша прибыль! Если у вас скоро начнется пора активных продаж и вы не успеваете с закупкой оборудования — отложите внедрение программы на более спокойный период. И наоборот. Если вы знаете, что через месяц у вас начнется «затишье» — самое время заняться автоматизацией. Тогда к наступлению сезона торговли или праздников вы будете во всеоружии и порадуете покупателей скоростью обслуживания, дисконтными картами и всеми преимуществами программы учета.

Внутренний саботаж!

Нежелание продавцов осваивать новую программу, прежде всего, говорит о нежелании быть под контролем и потеря возможности воровать, прикрываясь неточностью учета. Особо злостно противятся старые и опытные сотрудники. Это может проявляться различными способами — незнание компьютера, врет программа, а они «молодцы», забыли пробить чеки, «свет моргнул и чек не вышел», забыли отсканировать весть товар…и много других уловок.

Что делать? Вот тут руководство должно применять  жесткие управленческие методы. Либо сотрудник выполняет все требования, либо он будет уволен. С такими сотрудниками надо прощаться. Они принесут  только вред вашей оптимизации бизнеса и еще буду настраивать коллектив против вас. Меняйте персонал..

Подготовьте сотрудников. Дайте им четкие инструкции – кто за что отвечает, как начинать и заканчивать рабочий день в программе, как правильно включать/выключать оборудование. Имея четкий алгоритм действий и правил вам будет намного легче предупреждать ошибки и следить за дисциплиной.

 

Как избежать проблем с оборудованием и сетями?

Если у вас в магазине несколько касс, или несколько магазинов — вам понадобиться организовать сеть. Сеть может быть локальной, в которую «завязаны» все кассы и центральный компьютер «бэк-офис»  или будет необходимость  приобрести WI-FI роутер или беспроводной модем. Мы делали связь магазинов, раскиданных по торговым центрам города, и не только по городам, а по всей республике . Для этого бывает достаточно на момент выгрузки отчетов по розничным продажам иметь USB-модем. Файл маленького размера и легко выгружается в учетную систему. В итоге в центральном офисе, после закрытия кассовой смены «сливаются» все отчеты о продажах. Так же помогает быстро решить проблемы удаленный доступ. Наши специалисты могут помочь в реальном времени, подключив средства интернета, например Team Viewer. Средствами этого сервиса можно выйти на удаленный компьютер и исправить ситуацию, которая повлекла ошибки.

Что делать? Выбрать провайдера с выгодными тарифами и оснастить удаленные точки интернетом. Выбирая торговое оборудования (сканер штрих-кодов, чековый принтер, принтер этикеток), не стоит искать самое дешевое. Особенно «неведомых» китайских производителей, на которое то нет драйверов, то переходников, то кабель нужен специальный. Лучше выбрать более распространенные и ходовые в вашей стране модели. Тогда вам будет проще с гарантийным ремонтом, с расходными материалами, с облуживанием и подключением.

Нужен ли технический специалист?

Когда вы приобретаете оборудование и комплекс по автоматизации бизнеса, особенно в крупных сетях, необходимо позаботиться о бесперебойной работе программы и торгового оборудования. Установив в магазине компьютер, потребуется: купить антивирус, операционную систему, следить за исправностью локальной сети, интернета и оборудования, периодически переносить резервные копии базы данных на внешний носитель.

Что делать? При крупном бизнесе или торговой сети полезно «завести» системного администратора, который будет отвечать за техническую часть и безопасность данных. Архивация данных – не последнее дело!

Заинтересованность владельца бизнеса — главный аспект успешной автоматизации!

Изменения затронут и привычные методы работы самого хозяина магазина. Придется дисциплинировать себя в плане учета: получая товар, не затягивайте с приходом его в программу. Надо постараться своевременно вносить информацию о приходе товара. Сразу вносите свои затраты и оплаты поставщикам. Каждое движение документов  заносить в программу – расход или приход денег, перемещение, продажу, выдачу товара без оплаты. Каждую выдачу денег из кассы фиксируйте в программе. Тогда у вас всегда будет сходиться склад, не будет путаницы по расчетам с поставщиками,  и вы увидите точные показатели прибыли!

Не думайте, что программа и оборудование сделают за вас все. Не  питайте иллюзий «на новую жизнь» сразу после установки программы и сканера штрих-кодов. Потребуется время на приход товара и освоение. Сколько времени уйдет на введение остатков? Зависит от площади магазина и количества товара, сколько человек занимаются приходом, можете ли вы закрыть магазин или вносите товар по вечерам. Этот процесс может занять от нескольких дней до двух недель. В среднем, склад примерно в 2000 наименований приходуется за неделю без закрытия магазина. Чаще всего, поставщик товара готов предоставить в электроном виде таблицу с наименованием товара, количеством, ценой и даже со штрих-кодом, в виде цифр. Программными средствами мы загружаем эту информацию в базу данных быстро и точно. Либо возможен вариант загрузки данных из таблицы Excell, предварительно подготовленной клиентом.

Быстрый ввод товара затрудняется, если на складе «бардак», если одинаковый товар находится в разных концах склада, если вы не знаете что у вас в коробках и мешках.

Некоторым предпринимателям трудно сразу отойти от привычной тетради или «экселя». Спустя пару недель, когда вы оприходуете весь товар (по сути, вы делаете глобальную инвентаризацию) – работа начинает идти шустрее. Быстро и точно списывается товар при продаже, при возврате – автоматически возвращается на склад. Вы без калькулятора знаете,  сколько денег сегодня заработали, какой товар был продан и сколько его еще осталось на складе.

Второй момент – программа не может делать за предпринимателя всё. Много работать все равно придется. Но это уже будет совсем другая, более творческая работа. Совсем другой уровень контроля и управления. Уровень, который обязательно приводит к большей прибыли и развитию!