Все материалы

Ваш бизнес «температурит»? Тогда ему нужна диагностика и «план лечения». А может ему поможет комплексная автоматизация ?

Автор — Елена Норман

Специально для BizMotiv

 Сегодня понятия «комплексная автоматизация», «интегрированные информационные системы», «IT-решения по управлению бизнес-процессами компании» стали более понятными и приемлемыми каждому руководителю и владельцу торгового предприятия.

Осознание необходимости такой автоматизации можно считать пройденным этапом, но перед руководителями или владельцами бизнеса все еще стоит трудность в выборе системы, в силу того, что сегодня есть много готовых отраслевых решений для автоматизации бухгалтерского и  управленческого учета , розничных торговых точек, но всегда есть свои тонкости ведения учета.

История автоматизации торговли берет начало с самого изобретения первых торговых счетов в V в. до.н.э.

Бум автоматизации розницы в западных странах пришелся на начало 90-х годов.

В странах СНГ она пришла в начале 2000-го года с появлением торговых точек современного формата и развитием сетей розничной торговли.

Как раз с 2000-года я стала набирать опыт в этом направлении и на сегодняшний день продолжаю это делать.

Здесь я хочу раскрыть  тему с позиций внедренца-практика. Раскрыть технические моменты некоторых инструментов автоматизации торговых предприятий.

Что же такое автоматизации торгового предприятия? Это комплекс мероприятий по внедрению в торговый процесс высокотехнологичного оборудования и программного обеспечения, с целью повысить эффективность трудовых ресурсов, качество обслуживания ,соответственно увеличение лояльности клиентов. Возможность прослеживания всего пути товара и денежных средств, контроль остатка товара. Этот процесс невозможен без двух составляющих:

Программное обеспечение :

  • кассовые программы для управления POS-системами
  • кассовые серверы для управления кассовым узлом из нескольких POS-терминалов
  • системы управления торговым залом (фронт-офис)
  • системы управления торговым предприятием (бэк-офис)
  • дополнительные модули к системам управления торговлей — поддержки принятия решений, автоматизации выкладки и т. п.
  • программы для автоматизации магазинов
  • Аппаратное обеспечение:
  • кассовые POS-системы, намного повышающие эффективность работы кассовых узлов — обычно самых «узких» мест в торговом предприятии;
  • оборудование штрих-кодированияпринтеры и сканеры штрих-кода, автоматизирующие процессы учёта товародвижения;
  • торговые весы с принтером этикеток и возможностью объединения в сеть;
  • терминалы сбора данных
  • информационные киоски
  • торговые автоматы
  • электронные ценники

Новый подход  к управлению компанией
Если еще несколько лет  предприятия использовали преимущественно средства автоматизации бухгалтерского учета, то сегодня приходит четкое осознание того, что без управленческого учета и программ лояльности клиентов и применения программ  мотивации персонала  не обойтись. Так  как главная задача динамичного и успешного бизнеса — предвидеть и планировать. Такая перестановка приоритетов коренным образом меняет саму идеологию управления, в которой ведущее место теперь занимает комплексное решение, позволяющие автоматизировать как все бизнес-процессы, так и основные функции менеджмента

Все довольно просто и понятно, когда автоматизируешь магазин небольшого формата или сеть из 3-4 торговых точек, особенно, когда клиент-умница и делает это до открытия магазина.

Исходя из опыта, рекомендации программных продуктов на базе 1С не вызывают труда. Есть собственные наработки, которые можно применить без временных затрат. Рекомендации по выбору торгового оборудования ( POS-системы, сканеры штрих-кода, принтеры печати этикетов и ценников) тоже не вызывают трудностей. Тут надо исходить из возможностей бюджета Заказчика.

В моей практике были разные заказчики, от торговой точки в бутике на рынке, где можно применить обычный ноутбук, с подключением к нему сканера и принтера печати этикеток, до бутика брэндовой одежды и обуви, где были особые требования к стилю магазина и его весомости. В этом случае рабочее место кассира оснащалось дорогим оборудованием. Это POS-системы ведущих производителей оборудования. Даже небольшие сети из 3-4 торговых точек можно объединить в одну информационную базу, применяя интернет-технологии. Это могут точки в разных городах. Руководитель или владелец бизнеса в любой момент может видеть, что происходит в удаленной точке. Мы запускали проект по автоматизации торговой сети, в которую входило 84 торговые точки, расположенные по всей стране. Об этих технических вопросах могу писать много и в рамках этой статьи невозможно изложить все варианты.

Более серьезного и детального подхода к автоматизации бизнес-процессов требуют крупные розничные сети или оптовые предприятия.

Вот тут начинается самая интересная работа. Так называемый консалтинг.

Прежде чем браться за автоматизацию бизнес-процессов на таких предприятиях, нужно понять какие проблемы существуют, что хочет руководитель или владелец бизнеса, какие цели ставят по дальнейшему развитию бизнеса. То есть должны быть определены стратегические задачи.

С чего же начинается диагностика деятельности предприятия?

Для комплексной диагностики текущего состояния системы управления предприятия предлагается проводить анализ по следующим направлениям бизнес-процессов:

  1. Управление финансами
  2. Взаимоотношения с клиентами
  3. Эффективность внутренних процессов
  4. Развитие инфраструктуры
  5. Обучение и развитие персонала.

Этот перечень был определен на базе теории Д.Нортона и Р.Каплана в области разработки и применения Balanced Scorecard.

Допустим то, что работающая компания замечает спад доходов, наблюдается потеря лояльности клиентов и сбыт дал «трещину». Расходы увеличиваются, а доходы падают.

Диагностика заключается в том, чтобы выявить симптомы и причины существующих проблем.

С чего начать?

В первую очередь необходимо провести диагностику существующих учетных программ, т.е. баз данных (БД). Анализ БД дает понять, что в системе учета работает не так. И есть ли вообще управленческий учет на предприятии.

Выявляются слабые места в системе управления, анализируются причины их возникновения. Это очень ответственный момент, который требует от консультанта (исполнителя) высокой квалификации. Правильно поставленный диагноз — это полпути на пути к выздоровлению.

Диагностика проводится по всем ключевым точкам, участвующим в процессе деятельности предприятия ( склады, отделы закупок, продаж, маркетинга, розничные точки).

Анализируется взаимодействие всех структур предприятия.

Иногда отделы не имеют единой, актуальной информации о движении товара и денежных средств. Здесь необходимо прописать все бизнес-процессы взаимодействия, документооборота.

Необходимо провести так называемый ABC и XYZ анализ по номенклатурным группам за период от 6 до 9 месяцев. Анализ продаж и остатков. Выявить отрицательные показатели по этим направлениям, а также выявить пути потери прибыли и по возможности перекрыть эту « утечку».

Очень часто имеется проблема по работе с клиентами. Да, очень важно привлекать новых клиентов, но не маловажным фактором остается проблема удержания клиентов. Т.е. необходимо наличие программы лояльности клиентов. Для этого на предприятии необходимо  CRM-системы. Важным аспектом считаю так же наличие  эффективной системы мотивации менеджеров и продавцов в торговых точках с использованием методов вознаграждения и KPI.Именно менеджеры по продажам и продавцы приносят главную прибыль предприятию. И от правильной и справедливой системы мотивации зависят доходы предприятия.

Это тема довольно интересная и большая. Может в следующей статье я дам более глубокое понятие программы «Управление по целям и KPI».

Необходимо провести анализ технического парка на предприятии — компьютеры, сети, серверное оборудование. Бывает так, что для внедрения автоматизации бизнес-процессов необходимо обновить технический парк или добавить новое рабочее место, т.е. «звено» в общей цепи.

Проводится анализ рынка поставщиков торгового оборудования и его технических параметров.

Так скажем, для супермаркета, который работает 24 в сутки критично выбрать оборудование, которое будет работать без сбоев. POS-системы , которые готовы к такой нагрузке(безвентиляторные) и фискальные регистраторы с большой скоростью печати чека и большим сроком эксплуатации печатной термоголовки. Многоплоскостные сканеры, для быстрого обслуживания покупателей. Электронные весы, с печатью этикеток. Все это оборудование должно иметь возможность интегрироваться в общую систему учета. Это довольно дорогое оборудование, но оно того стоит.

Или бутик, аптека, где можно предложить более  бюджетный вариант оборудования, но проверенный на опыте и работающий без сбоев.

В любом случае, я предпочитаю индивидуальный подход к работе с клиентами-заказчиками.

На определении диагноза анализ системы не заканчивается. Тут как  врачу, необходимо назначить «курс лечения». Если мы говорим о комплексной автоматизации предприятия, то консультант (исполнитель) должен рекомендовать пути разрешения выявленных проблем.

Прежде чем «назначать лекарство для бизнеса» необходимо понять будущее состояние «здорового предприятия». Надо определить перечень ресурсов, которые необходимо для перехода из состояния «настоящее» в состояние «будущее».

Результатом диагностики бизнес-процессов предприятия будет являться структурированное описание проблемного состояния и рекомендации по их разрешению. И после всех согласований можно переходить к разработке и внедрению комплексной автоматизации предприятия, с четким графиком работ и списком ответственных лиц.

В конце статьи хочу выделить этапы реализации проекта комплексной автоматизации предприятия.

Итак, назовем основные выгоды и преимущества, которые дает комплексная автоматизация торгового предприятия:

  • Ускорение оборота товарных запасов.
  • Уменьшение оборотного капитала.
  • Сокращение потребности в кредитных ресурсах.
  • Установление оптимального уровня товарных запасов, устранение затоваривания и дефицита товаров.
  • Повышение точности прогнозов, качественное улучшение процессов подготовки и принятия решений.
  • Уменьшение трудоемкости процессов обработки и использования данных.
  • Снижение затрат на неликвидные товары, возрастание ежедневной выручки в долгосрочной перспективе.
  • Оценка рентабельности товаров, что разрешает компании лучше формировать ассортимент, повышать долю ходовых товаров, а в конечном итоге — эффективнее использовать оборотные средства, торговые и складские помещения.
  • Обеспечение прозрачности расчетных операций; невозможность продавать «в обход кассы».
  • Повышение оперативности работы.
  • Возможность консолидировать данные о продажах в едином центре.
  • Стандартизация и повышение эффективности бизнес-процессов во всех подразделениях предприятия.
  • Отсутствие ошибок учета, сокращение затрат времени на подготовку отчетности, повышение эффективности работы персонала.
  • Переориентация персонала, освобожденного от рутинных задач обработки данных, на более интеллектуальные и творческие виды деятельности.

Именно на подготовительном этапе внедрения системы и реорганизации бизнес-процессов компании наиболее важно расстановка акцентов, что позволит избежать ошибок в дальнейшем.